Negli ultimi anni è stato introdotto un nuovo modo di organizzare il lavoro: smart working, che mira a guidare con una maggiore efficienza la gestione del lavoro all’interno delle aziende, migliorando i risultati personali e organizzativi tramite una combinazione di flessibilità̀, autonomia e collaborazione, attraverso una gamma di pratiche, tecnologie e ambienti professionali.
Cos’è lo smart working
Il concetto di smart working, inizialmente definito come telelavoro, è stato introdotto da Nilles nel 1975 e implica che i dipendenti non debbano necessariamente recarsi nella sede lavorativa per svolgere la loro attività professionale, ma che possano operare in qualsiasi luogo grazie all’utilizzo di tecnologie avanzate .
Dal momento storico in cui Nilles ha coniato il termine “telelavoro” questo fenomeno è andato crescendo e continuerà̀ ad esserlo data anche la situazione pandemica Covid-19 che ha coinvolto tutto il mondo.
Molti ricercatori sostengono che lo smart working sia una forma evoluta del telelavoro poiché offre maggiore mobilità, orari flessibili e permette la scelta di un luogo dove esercitare la professione, come la propria abitazione. Infatti è in corso un cambio di paradigma guidato da cambiamenti significativi nel modo in cui le persone affrontano la propria professione, percepiscono la cultura del lavoro, gestiscono il processo decisionale, la collaborazione e la comunicazione.
Secondo McEwan, questo cambiamento può verificarsi se viene costruito un ecosistema collaborativo in cui l’elasticità, l’autonomia, la fiducia e, in ultima analisi, le competenze dei dipendenti sono sullo stesso livello, dimostrando quanto l’importanza del luogo di lavoro fisico sia diventata sempre meno rilevante, dando più̀ spazio alla fiducia dei dipendenti.
Quando ha iniziato a diffondersi lo smart working
Come detto in precedenza, lo smart working è diventata una pratica sempre più comune negli ultimi anni. Questo è avvenuto anche grazie a una maggiore apertura verso la modalità̀ di attività agile, poiché́ è stata fortemente sostenuta dai governi stessi.
Infatti, le organizzazioni, dopo la crisi finanziaria globale del 2008, hanno prestato molta attenzione all’impatto che l’ambiente degli uffici può̀ avere sul bilancio finale .
Inoltre, la politica dell’Unione Europea sulla qualità̀ del lavoro dice chiaramente che i dipendenti dovrebbero essere messi nelle condizioni di esercitare controllo e avere potere decisionale sulle proprie modalità̀ di svolgimento della propria professione.
In Italia, la possibilità̀ concreta di lavorare da remoto è avvenuta a seguito della legge n. 81 del 22 maggio 2017 ed è valida sia per il contesto pubblico che per il privato. Mentre dal punto di vista legislativo lo smart working viene definito come una vera e propria modalità̀ di impiego, formalizzata anche tramite un contratto scritto. A seguito dell’emergenza sanitaria Covid-19 che ha colpito duramente l’Italia, lo stato ha introdotto nuovi decreti e sono stati firmati nuovi protocolli volti a regolarizzare ulteriormente questo strumento.
Indipendentemente che si tratti di lavoro pubblico o privato, finita l’emergenza sanitaria, si dovrà fare riferimento alla legge 81/2017 , la quale prevede che per poter lavorare in modalità mista, è necessario un accordo scritto tra azienda e dipendente.
Vantaggi e svantaggi
La letteratura scientifica ha sottolineato i molti vantaggi legati alla pratica del lavoro a distanza rispetto al lavoro tradizionale e sono:
- Risparmio di denaro in consumi per l’azienda e per il lavoratore che deve raggiungere la sede lavorativa oltre a ridurre l’impatto ambientale causato dai continui spostamenti in auto
- Maggiore autonomia e organizzazione del tempo libero personale.
- Flessibilità̀ nella gestione della professione e vita privata.
- Maggiore fedeltà da parte dei dipendenti che, avendo più autonomia lavorativa, si sentono più leali nei confronti dell’azienda.
- La distanza fisica fra sede lavorativa e abitazione personale non è più un problema concreto nella fase di assunzione, anzi, può permettere più scelta nei candidati.
Mentre tra gli svantaggi troviamo principalmente:
- Senso di isolamento
Non recarsi sul posto di lavoro direttamente implica l’adozione di nuovi metodi di comunicazione nel rapporto manager-dipendenti e fra i dipendenti stessi. I metodi utilizzati dalle aziende sono vari e fanno uso di piattaforme di video conference (Google meet, Zoom o Skype), software di messaggistica (Slack o mattermost), tool per la gestione dei task (Trello, Jira), database condivisi (Dropbx, Cloud) e molto altro, se vuoi saperne di più consulta il link messo a disposizione dal Ministero per l’Innovazione Tecnologica: solidarietadigitale.agid.gov.it/#/.
Tuttavia, nonostante la varietà di strumenti a disposizione, il lavoro da remoto rappresenta una grande sfida sia per l’area management all’interno delle aziende che per il dipendente stesso. Per un manager, infatti, iniziare a lavorare a distanza rappresenta uno sforzo importante a causa dei molti cambiamenti connessi, quali la gestione del lavoro da remoto, il passaggio da una comunicazione vis a vis a quella tecnologica e infine la riorganizzazione delle attività mantenendo il controllo attraverso strumenti digitali.
Allo stesso tempo i dipendenti devono accettare di essere valutati sulla base del raggiungimento degli obiettivi, avere un approccio dinamico e propositivo al fine di focalizzarsi sui traguardi comuni, rinunciando alla pausa caffè con i colleghi o allo scambio di battute con il compagno di scrivania.
- Costo delle bollette a carico del dipendente
Se da un lato lo smart working aiuta i dipendenti a risparmiare soldi e tempo necessari per raggiungere la sede lavorativa, dall’altra obbliga il dipendente a usufruire molto di più della sua abitazione privata ed costringendolo a pagare un prezzo maggiore per l’utilizzo di corrente elettrica, gas, wi-fi, acqua, ecc. Proprio per questo è importante che le aziende non omettino questa peculiarità, ma anzi, che se ne facciano carico continuando a fornire i buoni pasto che possono essere utilizzati dai dipendenti anche nei supermercati.
- Maggiori difficoltà di confronto e apprendimento attraverso un collega
Con l’isolamento che crea lo smart working viene meno anche la possibilità di confrontarsi con colleghi, viene meno così una forma di apprendimento implicito sul lavoro, e impone al dipendente di basarsi solo sulle proprie capacità escludendo il confronto con gli altri.
Come introdurre lo smart working nelle aziende
Per introdurre lo smart working in una organizzazione è importante che ci sia già̀ in precedenza un equilibrio perfetto tra formazione professionale, competenze e nuove tecnologie di supporto in quantol’assenza di questi elementi potrebbe compromettere negativamente l’efficacia dello smart working come modalità lavorativa.
Le maggiori difficoltà nell’introduzione dello smart working in azienda derivano da due grandi cambiamenti: il primo è legato strettamente ad un concetto culturale, infatti il passaggio da una cultura lavorativa basata sul presenzialismo a metodi di lavoro basati su progetti ed obiettivi possono creare dei bias nella percezione e gestione dei task; l’altro grande cambiamento invece mette in risalto gli aspetti più̀ personali dello svolgere una professione, infatti, grazie allo smart working un dipendente può̀ passare più̀ tempo con la propria famiglia e questo aspetto gioca un ruolo importante nella soddisfazione finale del proprio impiego a patto che trovi il giusto equilibrio tra i due mondi.
Un altro aspetto legato al lavoro da remoto è il cambiamento del modo di comunicare, infatti lo smart working implica comunicazioni frequenti ed informali con i manager che permettono ai dipendenti una riduzione della percezione della gerarchia, aprendo le porte ad un dialogo più umano. Inoltre, secondo una ricerca effettuata da Erricchielo nel 2016 gli impiegati che lavorano da remoto risultano essere più̀ soddisfatti quando i manager danno priorità̀ ai loro messaggi e riescono ad ottenere informazioni chiare su come svolgere i propri compiti piuttosto che ricevere messaggi che mirano a tenere valida la relazione.
Considerazioni Finali
Secondo Bednar e Welsh (2019) lo smart working potrebbe diventare lo strumento di lavoro che avvierà̀ il passaggio fra l’industria 4.0 all’industria 5.0, avanzando in parallelo con il cambiamento sociale in corso.
Per un’applicazione efficace dello smart working è importante non considerarlo come un fine, ma è un mezzo per arrivare a svolgere un lavoro ancora più̀ efficace, sottolineando la sua importanza per la riduzione dei divari di genere data la sua capacità di essere uno strumento molto valido per le donne aprendo le porte ad un maggiore work- life balance.
Il lavoro potrebbe portare ad una diminuzione del livello di separazione gerarchica che si è creato nel corso del tempo fra manager e dipendenti.
Lo smart working se adeguatamente introdotto potrebbe diventare davvero un forte strumento di welfare aziendale nella gestione del tempo, della vita lavorativa e privata e delle proprie energie. E’ importante però non sottovalutare uno degli aspetti più pericolosi di questa modalità lavorativa: i dipendenti potrebbero lavorare ancora di più in quanto si svilupperebbe la convinzione che stanno risparmiando molto tempo.
Ultimamente, in Italia si parla sempre più di lavoro “ibrido” ovvero la possibilità concreta di svolgere alcuni giorni in ufficio ed altri nella propria residenza personale. Questa possibilità lavorativa ha riscosso molto entusiasmo all’interno della realtà lavorativa italiana sia da parte delle aziende che dei dipendenti stessi, tanto da essere già stata introdotta regolarmente in molte aziende italiane come Vodafone, Unicredit, Banca Intesa- San Paolo, ecc.
Scritto dalla Dottoressa in Psicologia Emanuela Vocaj
REFERENCES
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